CivixOps · Flujos

Proyectos (Obras)

Para qué sirve: una obra es el contenedor de todo lo demás — personal, maquinaria, almacén, avance, compras y finanzas se registran siempre dentro de una obra puntual.

Quién lo dispara: Director de Obra o Superadmin. Es el único flujo que no depende de que exista otra cosa antes.

Paso a paso

1. Se crea la obra: código, nombre, dirección, fechas y, opcionalmente, el Director responsable. El sistema valida que el código no se repita dentro de la empresa, y que el director asignado tenga un rol habilitado para dirigir obras.
2. La obra queda registrada como Planificada o Activa. Si se asignó un Director al crearla, ese usuario recibe acceso automático a la obra.
3. Acceso al sistema (solo necesario para roles de nivel obra, no para Director/Administrativo/Superadmin, que ya ven todas): se busca al usuario y se le da acceso con su función en esa obra puntual.
4. Equipo asignado (trabajadores, distinto del punto 3): se agrega la mano de obra que va a estar físicamente en el sitio.
5. Cambiar el estado de la obra se valida antes de aplicarse — no cualquier transición es válida.

Estados

• Planificada — creada, sin actividad operativa todavía.
• Activa — operando; es el estado normal del día a día.
• Pausada — detenida temporalmente.
• Terminada / Cancelada — cerrada. La mayoría de los módulos (almacén, avance, maquinaria) rechazan operaciones nuevas contra una obra en estos dos estados.

Casos de error

• Código de obra repetido en la empresa → se rechaza la creación.
• Director asignado sin rol habilitado → se rechaza, no se crea la obra.
• Cualquier módulo intentando registrar algo contra una obra Terminada/Cancelada → rechazado con un mensaje explícito.

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Preguntas frecuentes

• ¿Por qué no veo la obra que acabo de crear en mi lista si soy Residente? Porque Residente es un rol de nivel obra: necesita que lo agreguen explícitamente en "Acceso al sistema" (paso 3). Director/Administrativo/Superadmin ven todas las obras sin ese paso.
• ¿Puedo reabrir una obra Terminada? Sí, cambiando su estado de nuevo a Activa, si el rol tiene permiso. El histórico ya registrado no se pierde.
• ¿Qué diferencia hay entre "Acceso al sistema" y "Equipo asignado"? Acceso al sistema es para usuarios (login); Equipo asignado es para trabajadores de obra (sin login) — ver el flujo 10.

Compras → Almacén

Para qué sirve: desde que una obra necesita un material hasta que queda registrado como stock real en el kardex. Es el flujo más largo del sistema y el que más módulos cruza.

Quién lo dispara: cualquier rol con permiso de crear solicitudes de compra (Residente de Obra, Administrativo, Maestro, Director de Obra).

Paso a paso

1. Se crea la solicitud de compra con sus ítems; queda directo en estado Enviada (no existe un borrador aparte).
2. Se cargan una o más cotizaciones de proveedor; al cargar la primera, la solicitud pasa a En cotización.
3. Administrativo o Superadmin la aprueba contra la mejor cotización; pasa a Aprobada.
4. Desde la solicitud aprobada se genera la orden de compra, y se notifica al Director de la obra.
5. Director de Obra o Administrativo aprueba la orden; pasa a Orden emitida.
6. El Almacenista recibe la mercancía: por cada ítem, el sistema busca el material en el catálogo de esa obra por nombre y unidad — si no existe, lo crea solo — y genera una entrada en el kardex. La orden y la solicitud pasan a Recibida.
7. La entrada queda visible en el kardex del material, con un enlace interno a la orden que la originó, para poder rastrear de dónde salió.

Estados

Borrador → Enviada → En cotización → Aprobada → Orden emitida → Recibida (o Cancelada, en cualquier punto).

Casos de error

• Aprobar una solicitud sin cotizaciones cargadas → rechazado, no hay contra qué aprobar.
• Recepción parcial: se puede recibir menos de lo pedido; el ítem queda con la cantidad recibida vs. solicitada, sin bloquear el resto de la orden.
• Archivos adjuntos (facturas, remisiones) se guardan en el servidor de la aplicación — riesgo conocido: sin almacenamiento persistente configurado en el entorno de despliegue, un adjunto puede perderse en una actualización del sistema.

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Preguntas frecuentes

• ¿Quién aprueba qué? La solicitud la aprueba Administrativo (Director ya no interviene ahí); la orden la aprueba Director de Obra o Administrativo.
• ¿El material se crea solo? Sí, al recibir: si el nombre y la unidad no existen en el catálogo de esa obra, se crean automáticamente.
• ¿La recepción bloquea el pago de la factura? No — desde que la orden queda Orden emitida ya aparece en Finanzas para generar la factura de egreso, sin depender de que Almacén ya haya recibido físicamente.

Avance de obra / Presupuesto

Para qué sirve: medir cuánto se ha ejecutado de cada actividad contra un presupuesto importado desde Excel — es el indicador central de "cómo va la obra".

Quién lo dispara: Director de Obra o Administrativo importan el presupuesto; Director, Administrativo, Residente de Obra o Maestro registran avance.

Paso a paso

1. Se sube el Excel del presupuesto; el sistema valida su estructura (capítulos, subcapítulos, actividades) y muestra una vista previa con los errores si los hay, sin guardar nada todavía.
2. Si la vista previa no tiene errores, se confirma la importación y queda guardada como una nueva versión del presupuesto.
3. Se activa una versión del presupuesto; solo puede haber una activa por obra a la vez.
4. Se registra avance de una actividad del presupuesto activo — cantidad ejecutada y fecha; queda en Borrador.
5. Se envía a revisión; pasa a Enviado, ya no editable por quien lo creó.
6. Solo Director de Obra o Administrativo aprueban o rechazan; si se aprueba, recién ahí suma al acumulado de la actividad y del presupuesto.
7. Se puede corregir o eliminar un movimiento puntual del historial ya aprobado; el acumulado se recalcula solo.

Estados

Borrador → Enviado → Aprobado (o Rechazado, vuelve a poder corregirse y reenviarse).

Casos de error

• Excel con filas inconsistentes (capítulo sin subcapítulo, valores negativos) → la vista previa marca los errores y bloquea la confirmación.
• Activar una segunda versión del presupuesto no recalcula retroactivamente el histórico ya aprobado contra la versión anterior.
• Residente de Obra puede crear y enviar avance, pero no aprobarlo.

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Preguntas frecuentes

• ¿Por qué mi avance no aparece en el resumen todavía? Porque solo lo Aprobado cuenta para el acumulado — revisa si sigue en Borrador o Enviado.
• ¿Puedo editar un avance ya aprobado? Sí, desde el historial por ítem — corrige cantidad, observación o fecha; recalcula solo, no hace falta rehacer el flujo completo.
• ¿Qué pasa si importo un Excel con errores? No se guarda nada — la vista previa te muestra exactamente qué filas fallan antes de confirmar.

Almacén

Para qué sirve: catálogo de materiales por obra, su stock real (entradas y salidas) y los cambios sensibles que requieren aprobación.

Quién lo dispara: Administrativo, Almacenista, Director de Obra o Superadmin, según la acción.

Paso a paso

1. Se crea el material (nombre, unidad, categoría, stock mínimo, costo). No requiere una bodega asociada.
2. Se registra una entrada o salida; el sistema valida que haya stock suficiente para las salidas y exige una observación obligatoria al registrar una salida.
3. Para entregar varios materiales de una vez existe una variante de "salida por lista". Si quien la envía es Director de Obra, Administrativo o Superadmin, se aplica directo; si es Almacenista, queda pendiente de aprobación.
4. Editar nombre, unidad, categoría, stock mínimo o costo de un material es directo, sin aprobación.
5. Dar de baja o reactivar un material sí requiere aprobación de Director de Obra o Superadmin.
6. Corregir la cantidad de un movimiento ya registrado pide un motivo obligatorio y también requiere aprobación — el sistema valida que la corrección no deje el stock en negativo.
7. Al aprobar cualquiera de las propuestas pendientes, el cambio se aplica y se notifica a quien lo propuso.

Estados

Toda propuesta pendiente (baja/reactivación, corrección de cantidad, salida por lista de un Almacenista) sigue el mismo patrón: Pendiente → Aprobada (se aplica el cambio) o Rechazada (queda igual, con el motivo indicado).

Casos de error

• Salida sin stock suficiente → se rechaza, no se crea el movimiento.
• Corrección de cantidad que dejaría el stock en negativo → bloqueada, tanto al proponerla como al aprobarla.
• Segunda propuesta sobre el mismo material o movimiento mientras hay una pendiente → se rechaza, hay que resolver la primera antes.

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Preguntas frecuentes

• ¿Por qué editar el nombre del material es directo pero dar de baja no? Dar de baja saca el material de circulación por completo; editar un campo es de bajo riesgo.
• ¿Por qué la corrección de cantidad pide aprobación y no la salida normal? Porque de ahí sale el stock real del sistema — es donde un error se traduce en inventario perdido.
• ¿Quién puede aprobar una salida por lista de un Almacenista? Director de Obra, Administrativo o Superadmin — un grupo más amplio que el de baja de materiales/corrección de cantidad, que es solo Director y Superadmin.

Asistencia

Para qué sirve: registrar la asistencia diaria de los trabajadores, masiva o por autoregistro con geolocalización.

Quién lo dispara: Director de Obra, Residente, Administrativo o Encargado de Asistencia (masivo); el propio trabajador (autoregistro).

Paso a paso

1. Registro masivo por obra y fecha, marcando a cada trabajador presente, ausente, medio día, incapacidad o permiso; queda pendiente de revisión.
2. El trabajador puede autoregistrarse con geolocalización desde su celular — también queda pendiente: hoy no hay ningún caso que se apruebe solo, sin importar la ubicación.
3. Quien tiene permiso de aprobar revisa la bandeja de pendientes.
4. Se aprueba o se rechaza (con motivo); solo entonces cuenta como asistencia firme.
5. La exportación para nómina o auditoría toma solo lo ya aprobado.

Estados

Pendiente → Aprobada (o Rechazada). Es un estado independiente del tipo de marca (presente, ausente, medio día, etc.).

Casos de error

• Doble registro del mismo trabajador el mismo día en la misma obra → se rechaza.
• Rechazo: pide motivo; el registro queda marcado pero no se borra, conserva la trazabilidad completa.

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Preguntas frecuentes

• ¿Por qué un trabajador que ya marcó no aparece en el reporte? Porque el reporte cuenta solo lo Aprobado — revisa la bandeja de pendientes.
• ¿El autoregistro se aprueba solo si está dentro del área permitida? No hoy — siempre queda pendiente de revisión humana.
• ¿Puedo corregir un registro de un día anterior? Sí, con el permiso correspondiente, mientras no haya ya otro registro del mismo trabajador ese mismo día.

Maquinaria

Para qué sirve: del alta de una máquina a la liquidación de lo que se le paga al operador, pasando por uso diario y viajes.

Quién lo dispara: Director de Obra (alta, asignación, uso, liquidación).

Paso a paso

1. Se registra la máquina con su lectura inicial de horómetro u odómetro.
2. Se asigna la máquina a una obra; una máquina solo puede estar asignada a una obra a la vez.
3. Se asigna qué trabajador la opera.
4. Se registra el uso diario (horómetro/odómetro inicial y final); el sistema calcula solo las horas facturables y actualiza la lectura vigente de la máquina.
5. Se registran los viajes (volquetas/vehículos de carga); existe una variante para viajes de vehículos externos, sin máquina registrada en el sistema.
6. Se agrupa el uso y los viajes del periodo en una liquidación, que calcula el pago según la comisión o tarifa configurada por la empresa.
7. El Director aprueba y cierra la liquidación; queda como el registro definitivo de pago al operador.

Estados

La asignación de una máquina a una obra pasa por: Programada → Activa → Pausada/Terminada/Cancelada.

Casos de error

• Asignar una máquina que ya está asignada u operando en otra obra → se rechaza.
• Máquinas de terceros no exigen un operador propio registrado, a diferencia de las máquinas propias de la empresa.

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Preguntas frecuentes

• ¿Quién calcula las horas facturables? El sistema, de forma automática, a partir de la lectura inicial y final que se registra cada día.
• ¿Puedo liquidar sin cerrar el periodo? La liquidación se genera abierta; el cierre es un paso aparte que la vuelve definitiva.

Finanzas

Para qué sirve: facturas de ingreso y egreso por obra, ligadas al flujo de Compras cuando aplica.

Quién lo dispara: Administrativo o Financiero (Director de Obra solo consulta).

Paso a paso

1. Se registra una factura de ingreso o de egreso manualmente, en estado Pendiente.
2. Una factura de egreso también se puede generar directo desde una orden de compra ya aprobada, sin volver a digitar los valores.
3. Se marca una factura de ingreso como cobrada, con la fecha real.
4. Se marca una factura de egreso como pagada, con la fecha real.

Estados

Pendiente → Pagada (egreso) / Pendiente → Cobrada (ingreso), o Vencida/Cancelada.

Casos de error

• Fecha de cobro o pago anterior a la fecha de emisión → se rechaza.
• Generar factura desde una orden que no está en el estado correcto → se rechaza.

Diagrama

Preguntas frecuentes

• ¿Necesito que Almacén ya haya recibido la mercancía para facturar el egreso? No — la factura se puede generar desde que la orden está aprobada, en paralelo.
• ¿Director de Obra puede registrar una factura? No, solo consulta.

Usuarios y Roles

Para qué sirve: quién entra a la app (login) y qué puede hacer. No confundir con Personal (flujo 10).

Quién lo dispara: Administrativo (usuarios), Superadmin (roles personalizados).

Paso a paso

1. Administrativo crea el usuario con una contraseña asignada directo — no hay invitación por correo.
2. El usuario se activa o suspende; nunca se elimina.
3. Los roles del sistema (Director de Obra, Administrativo, etc.) se mantienen sincronizados automáticamente con lo que cada uno debe poder hacer.
4. Crear un rol personalizado, para un caso que ningún rol del sistema cubra, es una acción reservada solo a Superadmin.

Estados

Invitado → Activo → Suspendido/Inactivo.

Casos de error / limitación conocida

• Editar un rol personalizado no funciona hoy — la pantalla lo permite intentar, pero el cambio no se guarda. Está identificado como pendiente de corrección; mientras tanto, hay que crear un rol nuevo en su lugar.
• Un permiso nuevo que se agrega al sistema no queda disponible para las empresas ya existentes de forma automática — requiere un paso de configuración adicional del lado de soporte.

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Preguntas frecuentes

• ¿Por qué no me llega correo de invitación a un usuario nuevo? Porque no existe ese flujo — la contraseña se asigna directo al crearlo.
• ¿Puedo editar un rol personalizado? No hoy — es una limitación conocida del sistema, hay que crear uno nuevo en su lugar.

Tareas

Para qué sirve: pendientes puntuales que no encajan en ningún otro módulo.

Quién lo dispara: Director de Obra o Residente de Obra.

Paso a paso

1. Se crea la tarea: título, obra (opcional), a quién se asigna, prioridad, fecha límite.
2. Si queda asignada a otro usuario, recibe una notificación dentro de la app y por correo.
3. Cambia de estado desde el tablero o el detalle: Pendiente → En progreso → En revisión → Hecha (o Cancelada).
4. Los comentarios notifican al asignado y a quien creó la tarea.
5. Un recordatorio automático diario avisa de tareas próximas a vencer o ya vencidas.

Estados

Pendiente → En progreso → En revisión → Hecha (o Cancelada en cualquier punto).

Casos de error

• Reasignar una tarea dispara la misma notificación que la asignación inicial — no hay forma de reasignar en silencio.

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Preguntas frecuentes

• ¿Por qué me llegó un correo si ya lo vi in-app? El correo y la notificación dentro de la app se disparan juntos, no dependen uno del otro.
• ¿El recordatorio automático avisa antes o después de vencer? Cubre ambos casos con el mismo aviso diario.

Personal

Para qué sirve: alta y gestión de trabajadores de obra — no tienen usuario ni contraseña (eso es el flujo 8).

Quién lo dispara: Director de Obra o Residente de Obra.

Paso a paso

1. Se registra el trabajador: nombre, documento, tipo de trabajador (configurable por empresa), tarifa por día.
2. Se asigna el trabajador a una obra; puede estar asignado a varias obras a la vez.
3. Ya asignado, queda disponible para registrarle asistencia (flujo 5) o asignarlo como operador de maquinaria (flujo 6).
4. Se da de baja de forma lógica — nunca se elimina; su histórico de asistencia y liquidaciones se conserva tal cual.

Estados

Activo / Inactivo.

Casos de error

• Documento duplicado dentro de la empresa → se rechaza.

Diagrama

Preguntas frecuentes

• ¿Un trabajador puede tener también un usuario de login? Sí, son registros completamente independientes — nada en el sistema los conecta automáticamente.
• ¿Se pierde el histórico al dar de baja a un trabajador? No, la asistencia y liquidaciones donde ya participó quedan tal como estaban.

Fuera de alcance de este documento

No se documentaron como flujos aparte (explorados solo superficialmente): Nómina (consulta de sueldos), Reportes y Dashboard (indicadores agregados de varios módulos) y Obligaciones legales (con recordatorio automático diario, similar al de Tareas).